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    La G.E.N.I. S.r.l. è una società con sede a Palermo formata da professionisti, qualificati dal CEPAS, FITA CONFINDUSTRIA, ANGQ, BSI, EARA, RiNA Industry, AICQ.
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Controllo e audit di processo

Auditare i Processi: Le Basi

Il controllo di processo è essenziale per assicurare uno svolgimento del lavoro efficace, per verificare la corretta applicazione dei requisiti di riferimento e per garantire il miglioramento continuo delle attività svolte.

Gli strumenti utilizzati dai professionisti per compiere questi controlli sui processi (soprattutto su quelli produttivi) sono i più disparati; tra questi, ricordiamo:

- L'Ispezione: Si definisce come "ispezione" una forma di verifica per riscontrare, mediante esami o misure, la conformità di un prodotto, di un'attrezzatura, di una strumentazione, di un dispositivo, di un sistema, di un servizio o di una attività alle prescrizioni specificate.

 

- Il controllo statistico di processo (SPC): Il controllo statistico di processo, in inglese statistical process control, spesso abbreviato in SPC, viene esercitato per mantenere la variabiltà di un dato processo all'interno di confini ben definiti. Serve a garantire il regolare svolgimento di un certo processo con risultati prevedibili e conformi e si basa sull'analisi statistica delle operazioni produttive per eliminare eventuali problemi mediante la previsione.

- Il controllo dei prodotti.

Per mantenere, invece, sotto controllo i processi più generali di un sistema qualità, a queste tecniche comuni si aggiunge un riesame periodico della direzione e, spesso, alcune azioni di autovalutazione (ampiamente discussa nella ISO 9004) come - ad esempio, l'audit interno (o verifica periodica) che va a costituire la base della dichiarazione che un'organizzazione sta lavorando bene.

Il riesame del sistema da parte della direzione è un processo che prevede che il top management svolga valutazioni regolari e sistematiche dell'idoneità, dell'adeguatezza, dell'efficacia e dell'efficienza del sistema di gestione rispetto alla politica per la qualità che ha stabilito e agli obiettivi che ha fissato (punto 5.6. della norma ISO 9001).

Il riesame della direzione dovrebbe anche verificare che ciò che viene fatto nella realtà di tutti i giorni sia in linea con la politica della qualità e con gli obiettivi o se occorra ripensare i processi o definire meglio politica ed obiettivi, in risposta alle mutate esigenze ed aspettative delle parti interessate.

Il riesame della direzione comprende anche un ragionamento sulla necessità o meno di azioni tese al miglioramento di prodotti e processi.

Uno degli input fondamentali perché la direzione possa fare il suo riesame periodico sono i verbali degli audit interni.

L'auditing è un processo, in cui deve essere garantita una valutazione oggettiva e imparziale, che viene applicato su tutto il sistema (o su una sua parte stabilita) e che si svolge secondo criteri concordati stabiliti al punto 8.2.2. della norma ISO 9001.

Chi svolge un audit deve avere una buona conoscenza del processo che andrà a verificare.

Il concetto di audit è ben definito all'interno della norma ISO 19011 e nella ISO 9000 e può essere riassunto come un processo sistematico, indipendente e documentato, teso ad ottenere elementi probativi da valutare con obiettività per determinare in quale misura i criteri di riferimento siano stati rispettati. Una verifica periodica interna è estremamente utile per:

- Ottenere evidenze oggettive (fatti supportati da dati attendibili) relative al sistema, al processo, all'area oggetto dell'audit;

- Per determinare la misura in cui il sistema, il processo, l'area oggetto dell'audit soddisfano alcuni criteri specificati.

Gli audit interni di processo vengono utilizzati per valutare l'adeguatezza dei documenti utilizzati per implementare il Sistema di gestione, per assicurarsi che i requisiti della ISO 9001 e delle norme di settore siano stati raggiunti, per garantire il rispetto di tutte le cogenze e per stimare l'efficacia (e spesso dell'efficienza) dell'intero sistema.

Gli audit possono anche essere utilizzati dalle organizzazioni più avvedute per identificare tutte le opportunità di miglioramento che possono spingere un processo a rendere di più o, comunque, a fare meglio Queste autovalutazioni, per essere davvero utili, dovrebbero diventare degli esami molto dettagliati e tenere presente anche la maturità del sistema di gestione esaminato

Qualsiasi audit di processo deve sottostare ai principi che ne regolano il buono svolgimento e che sono ben indicati nella norma ISO 19011:2011.

Questi principi riguardano l'affidabilità complessiva e il buon funzionamento dell'audit, l'integrità degli auditor e come i controlli vengano effettuati e le evidenze oggettive raccolte.

Un audit dovrebbe essere in grado di ottenere risultati coerenti, indipendentemente dall'auditor che lo conduce perché le verifiche ispettive costituiscono un input fondamentale per il top management nel determinare l'adeguatezza e l'efficacia del sistema qualità.

Il management dovrebbe essere messo in grado di poter contare sui risultati dell'audit e sapere che offrono un quadro corretto, accurato ed esauriente della gestione della qualità all'interno dell'organizzazione.

Per garantire questa coerenza e affidabilità, la direzione ha la necessità di assicurare che gli auditor presentino alcune caratteristiche. Proviamo a ricordarle insieme.

Obiettività:

Il processo di audit deve essere impostato in modo che le idee personali, i sentimenti del singolo auditor, le sue opinioni e i suoi interessi non lo influenzino.

Questo significa che allo svolgimento di questo compito di verificatori andranno assegnate solamente le persone che sanno essere davvero obiettive

Imparzialità:

Il programma di audit non deve favorire una parte dell'organizzazione, un certo manager o un certo processo.

Gli audit di processo dovrebbero trattare ogni parte dell'organizzazione in modo imparziale.

Ciò include il metodo di pianificazione dell'audit, il modo per stabilirne la frequenza, l'assegnazione degli auditor, la conduzione delle verifiche e la comunicazione dei risultati finali dell'audit

Focalizzazione sulle Evidenze Oggettive:

L'audit deve sempre essere focalizzato sul determinare la verità.

Gli auditor, però, si trovano spesso ad avere risorse e un periodo di tempo limitati e cogliere l'essenza della verità può non essere facile.

Per determinare la verità assoluta è necessario considerare tutti i punti di vista (cosa non sempre possibile, visti i vincoli citati) e concentrarsi sul determinare i fatti.

L'audit comprende al suo interno l'idea di ottenere prove (evidenze oggettive) e di confrontarle con altre prove in base a criteri oggettivi e imparziali.

Se determinare la "verità" può essere impossibile per un singolo audit, bisogna almeno essere certi di aver individuato i fatti e di averli supportati con dati attendibili

Le evidenze raccolte dovrebbero essere sufficienti a giustificare le conclusioni tratte dalla verifica e questo anche se gli elementi probatori sono basati su un campionamento e se, spesso, non è possibile analizzare una dimensione di campioni sufficientemente grande da conseguire elevati livelli di confidenza statistica.

Ciò significa che l'auditor dovrebbe essere in grado di comprendere a fondo come effettuare il campionamento e come interpretarne i risultati

Competenza:

Perché vengano svolti buoni audit, bisognerebbe anche garantire che gli auditor abbiano le competenze richieste, abbiano sostenuto la formazione necessaria, abbiano condotto studi adatti e, soprattutto, possiedano l'esperienza necessaria per svolgere al meglio la verifica a loro assegnata.

Nessun auditor dovrebbe mai auditare un processo per il quale non è qualificato.

Cooperazione e fiducia:

Anche l'idea di fiducia è fondamentale per il controllo per miglioramento delle prestazioni che dovrebbe stare alla base di un audit.

Gli auditor dovrebbero sostenere un ambiente di cooperazione tra chi controlla e chi viene controllato.

Senza compromettere i principi di audit, occorre che questi professionisti si concentrino su ciò che è bene per l'intera organizzazione.

Le persone auditate hanno bisogno di sentire che fanno parte della squadra, così come di riconoscere i risultati di un audit come input chiave per migliorare le proprie attività di gestione del lavoro

Professionalità:

Gli auditor devono essere diligenti, coscienziosi e abili nel loro lavoro.

Onestà:

Questi professionisti devono essere sempre responsabili e non smettere mai di segnalare i problemi, le non conformità o eventuali violazioni.

Ovviamente, a questi signori si richiede anche la massima onestà nei confronti di coloro che vengono auditati

Etica:

La credibilità di un audit viene mantenuta solamente se gli auditor aderiscono ad uno standard etico.

Questi professionisti devono ricordare che il loro ruolo è quello di raccogliere evidenze oggettive, di confrontarle con i criteri della norma di riferimento e di giungere a conclusioni ragionevoli sul fatto che questi criteri siano stati o meno rispettati.

Il ruolo non è quello di un consulente o di un consigliere.

Indipendentemente dagli obiettivi di un audit, gli auditor dovrebbero concentrarsi sull'identificazione dei problemi e di eventuali lacune e non devono mai e poi mai offrire consulenza su come affrontare questi problemi o su quali azioni intraprendere per colmare le lacune individuate.

Quanto sopra non ha completa validità nel caso di audit interni dove lo scopo è anche quello di risolvere la problematica eventualmente rilevata.

Riservatezza:

Gli auditor dovranno anche essere prudenti nell'utilizzo e nella protezione delle informazioni ottenute durante le verifiche ispettive.

Le informazioni ricavate nel corso di un audit non dovranno mai essere utilizzate per scopi personali.

Allo stesso modo, le informazioni riservate dell'organizzazione dovranno essere protette dalla divulgazione.

(tratto da Qualitiamo)


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